目次
初めに
予約のキャンセル依頼対応とは
終わりに
初めに
時間帯予約のベストプランでのみご利用いただける機能です。[時間帯予約]ライトプランでご契約頂いてる場合ご利用できません。ご了承ください。
予約依頼を送信したものの、予定が合わなくなり予約をキャンセル、または変更したいと思う患者さまもいらっしゃいます。予約キャンセルの場合や変更の場合はどのように対応するべきかあらかじめ考えましょう。
予約のキャンセル依頼対応とは
診療支援システム「Nest診療」には、ユーザーから予約キャンセル依頼の送信を許可する機能があります。この機能をオンにすると、ユーザーは予約のキャンセル依頼を送信することができます。
キャンセル依頼は、送信されただけではキャンセル済ステータスにはなりません。キャンセル依頼が承認されることでキャンセル済ステータスとなります。キャンセル依頼の承認について3つのパターンがあります。それぞれ説明します。
キャンセル依頼を許可し、キャンセル依頼の自動承認モードを使用する場合
キャンセル依頼が送信された時、その依頼を自動で承認するモードが自動承認モードです。
特にクリニックスタッフによる承認作業は必要ないですし、ユーザーもキャンセル依頼を送信してからすぐに予約がキャンセル済ステータスに変わるので便利な機能です。
キャンセル依頼の自動承認モードについて詳細はこちらをご参照ください
キャンセル依頼を許可し、キャンセル依頼の自動承認モードを使用しない場合
キャンセル依頼の自動承認モードを使用しない場合は、クリニックスタッフによる操作で予約キャンセル依頼を承認する必要があります。この時、ユーザーの予約キャンセル依頼に気づかず、予約管理でトラブルを招く恐れがあるので定期的に予約のキャンセル依頼が送信されていないか確認をしましょう。
キャンセル依頼の承認方法はこちらをご参照ください
キャンセル依頼を許可しない場合
キャンセル依頼を許可しない場合は、ユーザーからキャンセル依頼が送信されることはありません。そのため、予約をキャンセルしたいユーザーはクリニックへ直接電話で連絡をすることになります。連絡がきたときにキャンセルに対応する運用方法が良いでしょう。
また、チャットのスタッフ相談機能をオンにしている場合は、チャットからクリニックへ問い合わせが来ることも考えられます。スタッフ相談機能は[顧客管理]ページから設定・変更が可能です。
詳細はこちらをご参照ください。
予約日時変更の対応
予約はキャンセルせず、日時を変更したい場合はクリニックスタッフによる操作で変更可能です。
ユーザーは、予約日時を変更したい場合は、LINEからスタッフ相談機能を利用するか、電話でクリニックに問い合わせることで変更したい内容を伝え、クリニックスタッフが予約の日時変更をする流れとなります。
予約の日時変更についての詳細はこちらをご参照ください。
終わりに
これで以上です！お疲れ様でした！
これで予約のキャンセルや日時の変更依頼を受けた時の対応について明確にすることができました。引き続きよろしくお願い致します！