順番予約とは
順番予約は、当日の診察を対象に患者さんが順番を取るためのシステムです。この機能は、その日の診療中に順番に応じて呼び出しを行うことを目的としており、患者さんがいつ診察を受けられるのかをリアルタイムで確認することができます。
一方で、「時間帯予約」は診察の予約をあらかじめ行う仕組みであり、前日までの事前予約を受け付けることができます。時間帯予約では診察を受ける具体的な時間帯を約束するのに対し、順番予約は診察の順番を確保するシステムです。そのため、順番予約では呼び出しのタイミングが正確にはわからず、目安を表示したり呼び出し時に通知を行う必要があります。
順番予約は、診察時間が短く、一日に多くの患者さんを診察するシーンに適しています。また、時間帯予約と順番予約を併用することも可能であり、その場合、柔軟な診療運営をサポートできます。
順番予約の利用メリットとして、予約システムを導入していないクリニックでも、従来のオペレーションを大きく変えることなく順番管理が可能になる点が挙げられます。これまでは受付順に呼び出していたところを、順番予約システムによって発券順に呼び出す形に変更することで、患者さんはクリニックの外からでも順番を取ることができ、呼び出しが近くなってから来院することが可能です。これにより、待合室の混雑を緩和する効果も期待できます。
管理-発券-整理の流れ
「管理-発券-整理の流れ」では、まず最初に予約やチケットをどのように管理するかを設定します。このステップには、メニューやレーンの設定、対応エリアの設定があります。これにより、発券可能時間帯がいつになるのか、発券受付の自動停止などの条件が決定され、必要なタイミングでのみチケットを取得できる仕組みが構築されます。
実際に発券可能な場合、患者さんはメニューごとにチケットを取得し、自分の順番を確認します。発券の方法には以下の4つの流入経路があります。
LINE - 患者さんがLINEを通じて外部からチケットを取得することができます。
WEB - クリニックのウェブサイトからチケットを取得することができます。
待合室のタブレット - 専用画面からチケットを取得することで、スマホを持っていない方でも予約が可能です。
受付からの発券 - 受付スタッフが電話予約や来院時の患者さんに代わり、チケットを発券することが可能です。
チケットを取る際には、現在の並び順から見た待ち時間の目安も表示されるため、患者さんは自分の順番がどのくらい先になるのかを把握できます。
整理ボードの概観
整理ボードでは、発券された予約を呼び出したり、順番を入れ替えたり、移動させたりといった管理が可能です。具体的には、順番待ちのチケットを並べ替えたり、レーンを移動したり、診察室への移動が必要な場合には対応エリアにチケットを移動して、ステータスを変更することができます。これらはドラッグ&ドロップによる直感的な操作が可能で、スタッフがスムーズに管理できる仕組みとなっています。