■予約枠の作成
下記の手順で、「新規作成」ボタンを押してください。
下図にて、
メニューの種類から「インフルエンザ予防接種」を選択してください。(無料版は「インフルエンザ予防接種」メニューのみ作成いただけます。)
「作成」ボタンを押し、予約メニューの作成は完了です。下記の「定員制限・キャンセル設定(患者様からの)」にお進みください。
■定員制限・キャンセル設定(患者様からの)
下図にて、
①「公開する」にチェックを入れてください。こちらで患者様へ予約の公開をすることができます。
②チェックボックスにチェックを入れ、1枠あたりの定員を設定してください。1日あたりの人数上限を設けない場合は、十分に大きな人数を設定してください。
③患者様一人が予約できる予約数の上限を設定します。お一人でご家族分のご予約をとる場合も想定されますので、チェックボックスにチェックを入れずに未使用とすることを推奨します。
④患者様の予約キャンセルに関わる権限を設定します。推奨設定は下記の通りです。
・承認設定⇒チェックを入れ自動承認とする(患者様がLINEで予約キャンセルできるようになります)
・締め切り設定⇒1日前の夕方などに設定されるクリニック様が多いです。締め切り時間以降は、お電話でのキャンセル連絡となります。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■在庫の確認・設定
1.在庫の確認
下図①、こちらでワクチンの在庫確認が可能です。単位は接種可能人数です。接種時ではなく、予約が入った時点で個数が減算される仕組みです。そのため、キャンセルになった場合は、システム内でもキャンセルの反映を行ってください。(※別資料参照「予約のキャンセル」)
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
2.在庫の設定・追加
上図②の「追加する」を押すと、下図に遷移します。こちらから在庫の追加が可能です。
下図にて、
①在庫の名称を入力してください。患者様はこちらの項目から、自身の該当分を選択して予約します。
良くある在庫の振り分け方↓
・「インフルエンザ予防接種(3歳未満)」
・「インフルエンザ予防接種(3歳以上)」
②追加する在庫数(単位：「人」)を入力してください。一つ予約が入ると一つ在庫が減る形ですので、単位は必ず「個」ではなく「人」にしてください。
③こちらでは、患者様が予約時に選択できるワクチンの個数を設定します。複数の予約を同時に抑えることはできない仕様ですので、必ず注文数は固定の1回に設定してください
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■予約フォームの設定
こちらでは、患者様が予約時に入力するフォームの項目編集が可能です。
お名前・電話番号・生年月日は、設定にかかわらず固定で表示されます。
①チェックを入れると、患者様の予約時のフォームに表示されます。
②チェックを入れると、予約時に入力が必須となります。患者様は入力せずには予約ができません。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■催促メッセージの設定
下図にて、
①メッセージのタイトルを入力してください。例)「ご予約のリマインド」 (患者様にLINEで送付される内容です。)
②メッセージの本文を入力してください。
例)「明日はインフルエンザ予防接種のご予約日です。保険証またはマイナンバーカードをお持ちください。」 (患者様にLINEで送付される内容です。)
③催促メッセージの送信タイミングを入力してください。前日の夕方などが有効です。
こちらはLINE社の取り決めで、送信数の上限が200通/月までとなります。上限に達した場合、それ以降のメッセージは送信されないでのご注意ください。送信数の上限をあげるためには、LINE公式アカウントのプランを有料プランに変更する必要がございます。
ライトプラン(月額5,000円)で、上限が5,000通/月となります。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■予約受付時間の設定
曜日毎の予約受付時間を設定します。こちらの設定に基づいて、患者様に予約が公開されます。(在庫がなくなった場合は、自動的に予約受付を終了します。)
お昼休憩などで診療時間が分かれる場合は、下図①のように時間帯を分けて設定してください。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■臨時で受付時間を変更
予約の受付時間は、上記「■予約受付時間の設定」で設定した内容が反映されます。こちらでは、例外的な休診や受付時間の追加の方法を説明します。例)祝日による休診など
・予約枠単位での変更
下図にて、
①変更したい予約枠をクリックすると「○(予約可能)」と「×(予約不可)」を切り替えることができます。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
・日にち単位での変更
①こちらから任意の時間を予約の受付時間として追加できます。
②カレンダーの日にちをクリックすると、日にち単位で「○(予約可能)」と「×(予約不可)」を切り替えることができます。
9月は接種を行わない場合は、9月のカレンダーは全て臨時休業時していただきますと、9月に予約が入らず、10月2日から予約及び、接種を開始する設定が可能です。この設定をしていただいても、予約枠が公開されていれば、予約の送信自体は9月からでも行えます。
1,2月以降接種を行わない場合も同様に、予約を受け付けない日があらかじめ決まっている場合は、まとめて臨時休業にしていただけますと幸いです。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■予約枠の長さ・予約受付日時の設定
下図にて、
①設定を編集する予約メニューを選択してください。
②
「予約枠の長さ・・・」1つの予約枠の時間幅を設定します。「15分」と設定した場合、15分ごとに予約枠が設置され、その枠の中で定められた定員を受け付ける設定になります。
「受付開始」・・・何日前から予約を可能にするか設定します。
「受付締め切り」・・・何日前に予約を締め切るか設定します。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■予約機能制限
下図にて、
①「自動承認モード」を「ON」にすると、患者様からの予約を自動で確定します。「OFF」の場合は、クリニック様側が管理画面で都度承認する必要必要があります。原則ONにしてご使用ください。
②「メール通知」を「ON」にすると、予約・キャンセルの度に、設定したメールアドレス宛に通知が送信されます。「OFF」の設定を推奨します。
③「WEBからの予約」をONにすると、LINEや院内での予約追加以外に、WEBページからの予約が可能となります。記載されているURLからアクセスが可能です。
④「催促メッセージ」を使用するためには、こちらの設定を「ON」にする必要があります。
※編集後は、管理画面右上の「保存する」ボタンを押してください。
■メールアドレスで招待する
管理者や所有者ユーザーが、[管理者ページ] > [メンバー一覧]or[招待一覧]ウィンドウの右上[メンバーを招待する]ボタンをクリックする
招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、権限を選択する。
管理者：契約の開始・更新等の設定以外の機能を利用可能。
編集者：管理者ページの閲覧権限がない。予約システムの操作・設定は可能。
該当のメールアドレスにメンバー招待の確認メールが届くので、[招待を確認する]ボタンをクリックする。
医療関係者かどうかの質問に答える。
その後、ユーザー登録として、氏名、ふりがな、携帯電話番号、職種、パスワードを入力し、利用規約に同意するにチェックを入れて、[登録する]をクリックすると完了。
■招待URLで招待する
[招待URL]ウィンドウから、[招待URLを作成する]ボタンをクリック
招待URLまたは読み取り用QRコードを招待したいスタッフ様に共有する。
招待されるスタッフ様が、URLにアクセスするか、QRコードを読み取り、本人確認メールを送信する。
医療関係者かどうかを確認するメッセージが表示され、ユーザー登録を行う
その後、[参加する]ボタンをクリックする
■予約の追加
下図にて、
①カレンダーから予約を入れる日時をクリックすると、画面右側に入力フォームが表示されます。
②必要な項目を入力してください。院内での予約では、全ての項目が任意入力です。
③項目の入力が完了したら、「予約追加する」をクリックし、予約追加は完了です。
■予約の確認
下図にて、
①こちらで予約の確認が可能です。「予約メニュー」毎にフィルタしての閲覧も可能です。
②こちらから予約の表示形式を変更できます。また、患者様の名前や電話番号の一部を入力し、予約を検索することができます。
■予約のキャンセル
本サービスでは、予約が入った時点で理論在庫が減る仕様です。これにより、在庫がなくなった時点で、予約枠を自動で閉じることが可能です。
そのため、予約がキャンセルになり、在庫を使用しなかった場合は、予約システム上でも予定のキャンセルを行ってください。これにより正しく在庫管理を行うことができます。
・院内でのキャンセル方法
管理者画面から、下記の手順でキャンセルしてください。
・患者側(LINE)でのキャンセル方法
①LINEトークルームより、下記手順で対象の予約を確認する。
②下記画像の手順でキャンセル完了です。
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