IVRで設定できる項目について理解する

電話対応業務の負担が、他の業務にまで影響を与えているケースは多いのではないでしょうか？電話対応業務にかかる時間が削減されることによって、電話対応にかかっていた時間や電話対応を行なっていたスタッフが他の業務のために時間を割くことができるようになります。

Nest診療では、IVR機能をオプションで準備しており予約受付における電話対応業務の削減が可能です。

IVRとは、Interactive Voice Response(音声自動応答システム)の略で、患者様からかかってきた電話を、コンピューターによる音声自動応答システムに転送できるシステムのことです。電話の内容に応じて、直接対応しない場合に自動で流す音声メッセージや、携帯のSMSに送信されるメッセージを設定することが出来ます。また、直接対応する必要がある電話については自動応答から転送させることも可能で、必要な電話だけ対応することが出来るようになります。

弊社のIVRのシステムは、受け付けた電話を予約受付と問い合わせに分別することができます。ユーザーの用件が予約の時には、ユーザーの電話番号にSMSでLINE公式アカウントのURLを送信することができ、問い合わせの場合はクリニックへ繋げることができます。すなわち、これまで行なっていた電話予約の一部をNest診療に任せることができます。

営業時間内の場合、問い合わせや電話相談をクリニックへお繋ぎすることができます。IVRでは以下のような対応を行います。

（例）こちらは新型コロナワクチン予防接種予約センターです。お急ぎの方は、LINEによる予約受付、自動お問い合わせシステムをご利用ください。お使いのスマートフォンにショートメッセージが届きますので、クリックしてご利用ください。電話でのお問い合わせの方はこのままお待ちください。

Nest診療のシステムは24時間予約を受付することができます。その為、IVRの受付も24時間可能になります。しかし、ユーザーからの電話問い合わせには対応することができません。その為、IVRの設定は時間によって変更する必要があります。

（例）こちらは新型コロナワクチン予防接種予約センターです。LINEによる予約受付か電話での予約が可能です。

LINE予約の方はお使いのスマートフォンにショートメッセージが届きますのでこのまま電話をお切りください。

お電話でご予約の方は、診療時間中におかけ直し頂けますよう、宜しくお願いいたします。

これで以上です！お疲れ様でした！

これでIVRの機能概要の説明は以上です。引き続きよろしくお願い致します！