目次
初めに
時間帯予約システムを新しく導入する場合の周知
今まで使用していた予約システムから新しく時間帯予約システムへ切り替える場合
終わりに
初めに
時間帯予約システムを新しく導入する場合、もしくは今まで使用していた予約システムから新しく時間帯予約システムへ切り替える場合では院内オペレーションが変わることはもちろん、患者さまが予約をする方法も変わります。
予約方法が変わることをどのように患者さまへ周知するべきなのか考えてみましょう。
時間帯予約システムを新しく導入する場合の周知
今まで予約システムを使用していなかった場合は、まずかかりつけで利用されている患者さまに対して周知することから始めるとよいでしょう。院内での運用に慣れてきたタイミングで、ホームページにLINE予約及びWeb予約の導線を作ることをお勧めします。また、GoogleマップにWeb予約へ遷移するリンクを掲載するのもよいでしょう。
かかりつけで利用される患者さまへの周知は、受付で直接声掛けを行う方法が効果的です。そのほかには、患者さまのよく目につく場所にLINE公式アカウントの友だち追加を促すアクリルスタンドやポスターを置くこともよいでしょう。
[マイページ] ＞ [友達紹介情報] タブでは、HPやポスター、配布物に載せるLINE友達登録のURLリンクやQRコードを載せています。 より多くの人から友達登録してもらえるように、多くの人の目に触れる効果的な場所にリンクやQRを配置していきましょう。
どのQRコードを読み取っていただいても、同じLINE公式アカウントの友だち追加画面へ移動します。
QRコードごとに配置場所を変えることで、どのQRコードから友だち追加された数が多いのかテータを取ることが可能です。
今まで使用していた予約システムから新しく時間帯予約システムへ切り替える場合
現在、他の予約システムを使用していて、時間帯予約システムへの運用変更する場合、患者様へ次のことを説明しなければいけません
いつの予約から時間帯予約制の予約が取れるのか
いつ時間帯予約制の予約システムでの予約受付が開始するのか
すでに旧予約システムで取った予約はどのように扱われるのか
これらのお知らせは、少なくとも時間帯予約制で取った予約で診察が行われる日の前には告知しなければいけません。予約受付が始まる日に告知を始めることも良いと思いますが、予約受付開始日よりも前に告知をすることで患者さまへの周知、浸透は進みます。ただし、周知したものの予約開始日までは時間帯予約制による予約が取れないことは伝える必要があるので注意しましょう。
周知方法は、今までWebからの予約を進めていた場合は、ホームページにお知らせをすると患者さまへの周知がスムーズにいきます。ホームページにLINE公式アカウントの友だち追加を促すバナー画像やお知らせを掲載すると、より効果的でしょう。
終わりに
これで以上です！お疲れ様でした！
患者さまへのシステム導入に関する周知は重要です。方針を立てて計画的に行いましょう。引き続きよろしくお願い致します！