初めに
予約システムを導入すると、常にユーザーから予約依頼や予約のキャンセル依頼が送信されるため、予約状況が変動します。また、スタッフ相談機能をオンにする場合、ユーザーから要返信メッセージが送信されます。これらのユーザーからのアクションに対して誰がどう対応するのかをクリニック内で決めておく必要があります。
クリニックスタッフが予約システムで行う作業について
クリニックスタッフは、予約システムを運用するにあたって以下の作業を行います。
予約依頼やキャンセル依頼の承認(自動承認モード使用の場合不要)
クリニックスタッフへ予約情報の共有
ユーザーからの相談チャット対応(スタッフ相談機能使用の場合)
混雑状況の更新(混雑状況機能使用の場合)
システム活用のメイン担当者の決定について
システムを運用するにあたって、ユーザーとの円滑なコミュニケーションをとるためにも、メインでシステムを運用する担当者を決めておきましょう。メイン担当者が決まると、ユーザーからのアクションに対してスタッフ同士が見合わせてしまい、対応に漏れが生じるなどのトラブルを回避できます。
システムメイン担当者といっても、上記の仕事をすべて行う必要があるわけではありません。例えば、担当者ではないスタッフに混雑状況の更新を任せるといったように、仕事を切り分けることもできるでしょう。
院内オペレーションに合わせて、どのスタッフがメイン担当者になるべきか考えてみましょう。
終わりに
これで以上です！お疲れ様でした！
システム活用のメイン担当者を決めることは、システム運用体制の構築の第一歩です。引き続きよろしくお願い致します！